紙中心の運営からデジタル活用へ

愛知県半田市で37年にわたり地域教育を支えてきた山王学院（合田威里代表取締役）。同塾が理念として掲げていることの一つに「教育者の倫理を守る」ことがある。生徒一人ひとりの成長を見守り、支えることはもちろん、「教師自身も成長し続ける組織」であることを大切にしてきた。その姿勢が、長年にわたる地域からの信頼につながっている。
同塾がFLENS School Manager（以下、スクールマネージャー）を導入したのは2025年3月。映像授業の配信体制を整えるとともに、コロナ禍で顕在化した保護者との情報共有の課題を解決するためだった。導入の経緯とその効果について主に教務面での運用を担当した教務課 校舎長の小磯祐子氏と主に事務面での運用を担当した事務課 事務統括の新美 留美氏に話をうかがった。

保護者とのコミュニケーション強化と業務の効率化

教務課 校舎長　小磯 祐子 氏

私たち山王学院は、愛知県半田市を拠点に37年にわたり、地域の子どもたちの学びを支えてきました。子どもたちが受験（受検）を通じて、「自ら目標を立て」「自ら取り組み」「自ら目標を達成する」こと。これは創設以来、山王学院が大切にしてきた考え方です。その実現に向けて、独自のカリキュラムを作成し、必要に応じて学年の枠を超えた内容も指導しています。また、教師一人ひとりが大切にしていることの一つに、「教育者としての倫理を守る」という当社の理念があります。「倫理」といっても様々な捉え方がありますが、私たちは、教育者である以上、自らも学び続ける姿勢が大切だと考えています。
だからこそ、教師自身も学び続けることが大切だと考えています。
100のことを教えるためには、それ以上の知識や経験が必要です。生徒の成長を見守り、支えることはもちろんですが、私たち自身も成長し続ける存在でありたい。その思いをスタッフ全員で共有しながら、日々の指導や教室運営に取り組んでいます。
ありがたいことに、最近では「自分が子どもの頃に通っていたので、今度は自分の子どもを通わせたい」とお話しくださる保護者の方も増えてきました。長年にわたり地域の皆様に支えていただいていることを、改めて実感しています。こうした地域とのつながりを維持していくうえで欠かせないのが、保護者の皆さまとの信頼関係です。そのため私たちは、日々の学習指導だけでなく、保護者とのコミュニケーションも大切にしてきました。
スクールマネージャー導入を検討し始めたきっかけは、授業の映像配信管理の効率化を図りたいと考えたことです。また、それまでの私たちは紙のお知らせを生徒経由で配付する運用が中心でした。ペーパーレス化を念頭に、郵送料や紙代の削減に加え、業務効率化も図れるのではないかと考え、そこでたどり着いたのがスクールマネージャーでした。複数のサービスを比較する中でスクールマネージャーを選んだのは、私たちの課題を最も解決できると感じたからです。FLENSさんとは以前から教材などでお付き合いがあり、サービスへの安心感があったことも理由の一つでした。また、当初は想定していなかった機能も数多く搭載されており、導入によって塾運営の質向上につながるのではないかと思えたことが大きかったです。

塾からの情報が確実に保護者に届くようになった

事務課 事務統括
新美 留美 氏

導入後、最も大きな変化を感じたのは情報共有の部分です。以前は紙のお知らせが中心だったため、どうしても保護者の方に情報が届かないことがありました。配付したつもりでも、生徒のカバンの中に入ったままになってしまう
――これは多くの塾で共通する悩みではないでしょうか。
現在は、アプリを通じて直接配信できるため、重要な連絡事項や教室からのお知らせを確実に届けられるようになりました。保護者の方もスマートフォンからすぐに内容を確認できるため、連絡の行き違いが大きく減ったと感じています。
導入するにあたっては最初の保護者へのご案内が大事だと思っていましたが、FLENSさんの方でテンプレートが用意されており、大きな負担もなく、スムーズに進められました。保護者も協力的でアプリに慣れている方が多く、トラブルはありませんでした。中には「子どもに『紙を出して！』と言わなくてよくなった」と喜んでくださる保護者の方もいました。

アプリでの講習案内＆申込機能の活用で回収率が向上

当塾にはIT専門の部署がなく、導入前は「本当に使いこなせるだろうか」という不安もありました。しかし、導入準備の段階からFLENSさんには丁寧にサポートしていただき、分からないこともすぐに相談できたので、安心して運用をスタートすることができました。
特に効果を実感しているのが「面談予約機能」です。以前は電話やメールで一人ひとりの日程を調整していたため、担当者の負担も決して小さくありませんでした。予約変更が発生すると、そのたびに再調整が必要でした。現在は保護者の方ご自身で空いている枠を選んで予約していただけますし、変更もシステム上で行え、リマインドメールも自動で送信できます。私たちの中では「神機能」と呼びたくなるほど重宝しています。結果、面談に関する事務作業が大幅に削減されました。私たちにとっても保護者の方にとっても、負担を減らしながらスムーズに面談を実施できるようになったと感じています。
また、スクールマネージャーは講習や模試の申込管理でも大きな効果を発揮しています。以前はオプション講座や任意模試を実施するたびに、申込書の配付・回収・集計といった作業が発生していました。講習会シーズンは特に業務量が増えるため、この作業にはかなりの時間を要していました。現在は案内配信から申し込みまでをシステム上で完結できるようになり、管理業務が大幅に効率化されています。
導入から約1年が経ち、当初の目的だった映像授業の配信、保護者への確実な情報提供、業務効率化は十分に実現できていると感じています。生徒情報の確認や各種管理業務も行いやすくなり、教室運営全体の効率向上につながりました。保護者とのチャット機能については、返信対応の負担なども考慮し、現時点では利用していませんが、欠席時の振替連絡などにも活用できるため、今後は体制を整備し、スクールマネージャーが持つ「学習記録」や「宿題管理」といった学習面の機能についてもアピールしたいと考えております。まだ十分に活用できていない機能もあるため、今後はさらに活用の幅を広げながら、教室運営をより円滑にし、生徒や保護者の皆様により良いサービスを提供できるよう努めていきたいと思います。

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