ファスタ個別塾 蓮根教室（東京都板橋区）

生徒一人ひとりに丁寧に向き合うためには、塾運営の仕組みづくりが欠かせない。東京都板橋区のファスタ個別塾 蓮根教室では、熱海詩乃塾長が個人塾として運営を続ける中で、業務負担の大きさと時間の使い方に課題を感じていたという。
そうした中で導入したのが、塾向けプラットフォーム「FLENS School Manager（以下、スクールマネージャー）」だ。ポイント管理や保護者連絡、イベント予約などを一元化することで、日々の業務はどのように変わったのか。現場での具体的な活用シーンを通して実感したスクールマネージャー導入の効果と、その背景にある塾運営の考え方について熱海詩乃塾長に詳しい話を伺った。

子どもたちの未来を想い、塾業界へ

ファスタ個別塾　塾長　熱海 詩乃 氏

以前は企業内のインストラクターやエステティシャンをしており、教育業界は全くの未経験でした。ただ、「その人の目標達成を支援する」ことに長く携わってきた経験から「人が変わるときは、知識を与えられた瞬間ではなく、自分でできたと確信できた時や、達成感を得た瞬間」であることを理解していました。私には子どもがいませんが、甥と接する中で「この子たちの未来が輝くように自分ができることはないか」と思い立ち、たくさん悩み、考えた末に教育業界に飛び込みました。それが3年前のことです。
教育という仕事を通して、子どもたちの未来にきちんと関わっていきたいという思いが強くあります。勉強を教えるだけではなく、子ども一人ひとりの成長を、保護者の方と一緒に見守り、共有しながら歩んでいきたい。その気持ちは塾を始めた当初からずっと変わっていません。様々な経験を経て、より生徒一人ひとりに深く向き合える環境を整えるため、今は個人塾として、私一人で運営しています。

指導と運営を両立するために選んだスクールマネージャー

通ってくれている生徒は本当に様々で、勉強が苦手な子もいれば、すでに成績が良く、さらに上を目指したいという明確な目標を持って入塾してくる子もいます。以前は「勉強が苦手な子」が多い印象でしたが、最近は本当に幅広くなりました。だからこそ、生徒一人ひとりに合わせて、接し方や声のかけ方を大きく変えることを常に意識しています。
個人塾としてやっていくにあたって、最初に悩んだのが業務管理の仕組みでした。最初は別のサービスも検討していましたが、決済サービスに対応していない金融機関があり、1家庭だけ集金対応事務負担を考えると現実的ではないと感じました。そこで導入したのが、スクールマネージャーです。きっかけは決済サービスでしたが、一番良いなと思ったのはポイント機能でした。当塾では成績向上という成果に対してだけでなく、日々の学習の積み重ねに対しても評価する意味でポイント制を導入しています。授業後の振り返りの時間に「今日はこの単元をクリアできたね」「ノートも丁寧に書けているね」といった小さな頑張り一つひとつを褒め、その場で生徒たちと一緒に画面を見ながらポイントを付与しています。操作もとても簡単なので、振り返りの時間を止めることもありません。ポイントにタイトルを付けられるので、後から見返しても努力の跡が一目瞭然です。貯まったポイントはギフトカードに交換できるので「勉強しながらアルバイトしているみたいだね」と楽しそうに話す生徒もいます。ご褒美をもらうというより、自分が頑張った分だけ数字として積み上がっていくこと、自分の努力が形になっていくのが嬉しいのだと思います。誕生日にもポイント付与していますが、ポイント付与日を事前に設定できる点はとてもありがたいです。

保護者とのコミュニケーション面でも、非常に使いやすいと感じています。入退室の通知、請求の明細、お知らせ、アンケートなどが、タイムライン形式で一覧表示されるので、保護者の方も迷わず確認できているようです。アプリの使い方に関する問い合わせは1件もありません。全体連絡や重要なお知らせはスクールマネージャーから行い、保護者との個別のやり取りは、これまで通りLINEを活用しています。

当塾では、普段の授業に加えて、クリスマス会やハロウィンなどの季節イベントも大切にしています。勉強だけでなく、「塾に来るのが楽しい」と感じられる場でありたいからです。一方で、以前はイベントのたびに予約管理や保護者対応に多くの時間を取られていました。案内や参加希望のやり取りはすべてLINEで行い、変更連絡も重なるため、業務が煩雑になりがちでした。スクールマネージャーでは、予約枠や人数、対象学年などを細かく設定でき、予約状況も一覧で把握できるようになりました。保護者の方が前日まで自身で日程変更できる点も大きな助けになっています。運営の負担が軽減されたことで、イベントの内容や子どもたちへの声かけにより集中できるようになりました。
ずっと一人で運営してきたからこそ、業務の効率化やミスの防止はとても重要です。各種データがCSVでダウンロードできるので業務の見通しが立てやすくなり、決済では他のサービスに比べて入金までの日数が短いためキャッシュフロー的にも楽になりました。以前はあった入退室時の写真の送信ミスや決済関連のミスもスクールマネージャー導入後はなくなりました。使い勝手が良いだけでなく、ミスが生じにくい、またはミスが生じても修正しやすい仕様になっているのだと感じます。スクールマネージャーには塾業務に必要な多くの機能が備わっていますが、その中から自塾に必要な機能のみを選ぶことができ、カスタマイズも自在です。
今後も私一人の運営体制は当面継続する予定です。多くの先生が関わるよりも、同じ先生がずっと指導することの方が子どもたちの小さな変化に気づきやすく、より丁寧な指導ができると考えるからです。スクールマネージャーを導入し、最初に触った際、「これなら一人でも回せる」と感じられたのを覚えています。今では「スクールマネージャーがなかった頃には戻れない」と感じるほど、心強い右腕となっています。

自分らしい塾のかたちを、これからも

今後はスクールマネージャーのライブラリ機能を使い、塾の規約や料金表をいつでも確認できるようにする予定です。コース変更の希望があった場合など、検討しやすくなると思います。また、英検、数検、漢検などの検定対策にも力を入れて取り組み始めています。検定合格という明確な目標を掲げたからか、生徒のやる気が目に見えて上がったケースがあり、生徒自身も楽しく勉強に取り組んでいるのを目の当たりにしました。検定に関する情報もスクールマネージャーを通じてしっかり保護者の方に共有していこうと思っています。
保護者の方からは「他の習い事は行きたくない日があるけれど、この塾だけは行きたいと言うんです」という言葉をよくいただきます。学校があり、家があり、その間にある場所として、塾が子どもにとって安心できる存在であり続けなければならないと、常に感じています。これからも子どもたちと保護者の方、そして自分自身にとって、無理なく続けられる塾でありたいと思っています。

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