株式会社未来教育舎

昨年、創立25周年を迎えた株式会社未来教育舎（髙林幸治代表取締役　静岡県焼津市）は、静岡県中部エリアを中心に、県内で9教場を展開している。集団指導とiPadを活用した個別指導を組み合わせ、地域に根ざした学びの場として、長年にわたり多くの子どもたちと向き合ってきた。
そんな同塾がFLENS School Manager（以下、スクールマネージャー）を導入したのは昨年4月。スクールマネージャーは「保護者をファン化する」ことをコンセプトにした、学習塾向けの業務管理・コミュニケーションプラットフォームだ。同塾では保護者と関係強化のみならず、少し違った使い方で効果を上げているとのこと。山口本部長、中田本部長の両名に詳しいお話をうかがった。

運用のしやすさやコスト、
保護者との距離をより自然に縮められる点が魅力

山口本部長

未来教育舎は2000年に設立し、昨年で25周年を迎えました。25年続けてこられたのは、地域の皆さまの支えがあってこそです。私たちは学力だけを伸ばす場ではなく、人としての成長を支える存在でありたいと考えてきました。その軸がぶれることなく続いてきた結果が、現在につながっていると感じています。
スクールマネージャーの導入は昨年4月。校舎数や生徒数、講師の人数が増えるにつれ、教室運営における情報管理や保護者連絡の重要性は年々高まっていました。連絡ツール自体は以前から導入しており、システムに大きな不満があったわけではありません。ただ、漠然と「なんとかしたい」と思っていたところに当時の（株）SRJ堀川社長（現在は（株）ウィザス カンパニー長）が縁をつないでくださり、スクールマネージャーを知りました。説明を受ける中で、運用のしやすさやコスト、保護者との距離をより自然に縮められる点に魅力を感じ、導入を決めました。
導入にあたっては、拙速にならないよう準備期間をしっかりと確保しています。まずは全社員向けのオンライン説明会を実施し、機能や操作方法だけでなく、どのような考え方で使っていくのかまで共有。職員全員が同じ認識を持った状態で運用開始に臨んだのは非常に効果的でした。保護者への案内も丁寧に行いました。保護者会や面談の場でも説明をし、紙の案内についても一人ひとりに封筒で配布するなど、確実に届く工夫を重ねています。こうした準備の過程においても、担当の方がしっかりとサポートしてくださったこともあり、負担に感じることはありませんでした。結果、大きな問題はなく、スムーズに移行できています。

業務効率化にも大きく貢献

スクールマネージャーは非常に多機能ですが、当塾ではお知らせ機能とメッセージ機能、出欠管理を主に使っています。最も使用頻度が高いのが生徒一人ひとりに対する個別メッセージです。保護者とはもともと信頼関係をしっかり構築できていたこともあり、アプリの登録率やメッセージの既読率はいずれも高い水準を維持しています。ただ、連絡頻度があまりに高いと「通知が多すぎて読まれなくなる」ことも想定されるため、連絡は重要事項のみに絞り、電話も併用するなど工夫をしています。生徒一人ひとりの学習状況や教室での様子を細やかに伝えられる点が、大きな強みとなっています。本当に大事なことだけを届ける。その積み重ねが、大きな信頼につながっているのだと考えています。
欠席連絡については、ボタン操作だけで簡単に送れるようになったため、保護者にとっても手軽になり、塾としても管理がしやすくなりました。別途設けてあるコメント欄に体調の様子などを書いてくださる方もいます。教室側でも即座に状況を把握できるようになり、電話連絡の手間が減っただけでなく、情報が記録として残ることで、対応の精度も向上しました。

中田本部長

また、過去の送信履歴を遡って確認しやすくなった点も、現場では高く評価されています。以前は確認に時間がかかっていた履歴も、今ではすぐに把握できるようになり、業務効率の面でも大きな変化が生まれています。

保護者との距離は確実に近くなった

地域柄、自転車で通塾する生徒も多く、共働き家庭も増えていることから、保護者と直接会える機会が限られます。導入してから8ヶ月が経過しましたが、保護者との距離は確実に近くなったと感じています。早朝に返信が届くこともよくあり、時間を選ばずにコミュニケーションを取れるのは大きな利点です。なお、塾側のルールとして、夜10時半以降は返信を含め連絡は控えるようにしていますが、既読かどうかを把握できますので、必要に応じて翌朝対応するなど、無理のない形で運用しています。
先日、アンケート機能を使った保護者の方へのアンケートを実施しました。「大変満足」「概ね満足」がほとんどで、「満足できない」はゼロという結果でした。この結果を、例えば「当塾への満足度」という形で広告に掲載するなど、PRにも活用できると考えています。一方、回答率は100％ではなかったため、未回答者へのフォローも必要だと感じ、より密なコミュニケーションを意識するようになりました。スクールマネージャーの活用、その一つ一つが塾の強みに変わっていくことを実感しています。

アルバイトとのコミュニケーションにも大活躍

スクールマネージャーは保護者だけでなくアルバイト講師にも活用してもらっています。当塾では小学生から高校生までを対象としており、15時から22時頃まで教室を開いています。アルバイトは出退勤の時間がまちまちで、正社員講師が授業を行っている時間帯に出退勤することもあり、コミュニケーションが取りづらいという課題がありました。多少の話はできても生徒の込み入った話はできないし、そもそも別途時間を取らないといけません。紙ベースでの報告書はありましたが、私たちの確認までに時間が空いてしまうこともありました。そこで、スクールマネージャーの活用を思いついたのです。きちんとルールを作って運用しています。導入以降はアルバイトの皆さんがスマートフォン操作に慣れていることもあり、状況報告が迅速に行われるようになりました。レスポンスも早く、後から読み返しもでき、スタッフ間での情報共有もしやすくなっています。
まだ全ての機能を使いこなしているわけではありませんが、必要な機能を一つずつ段階的に導入しながら、これからさらに活用を広げていきたいと考えています。

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