「ICC systems」を開発した株式会社アイキューブ（盛秀晃代表取締役社長、長野県茅野市）は、「褒めて伸ばす」個別指導主体の総合塾「いずみ塾」を長野県・山梨県に44校舎、「一番を目指す子を育てる」トップクラス指導の「Beruf Academy（ベルーフアカデミー）」を長野県内に5校舎展開している。
業務効率を徹底的に行い、生徒と保護者のコミュニケーションにエネルギーと時間を割いて顧客満足度を高める「ICC」の強みは、なんといっても学習塾が開発したシステムであることだ。塾だからこそ、多くの塾が抱える課題を解決できるようなシステムになっている。また、統計分析機能も付いているので、効率的な集客ができることも大きな魅力だ。同社システム部ITソリューション課 上沼真也氏に詳細を伺った。

人材確保の困難から生まれた
「生徒・保護者・講師・校舎長・本社」の情報の一元管理

（株）アイキューブ システム部 ITリューション課 上沼真也 課長

学習塾のための統合基幹業務システム「ICC systems（以後ICC）」は、2015年に開発された
「もともと長野県は人材の確保が難しかったので、一人ひとりの力を最大限発揮して生産性を上げなければ塾運営が立ち行かなくなるという危機感はかなり前からありました。お客様である生徒さんに全力で向き合うためには、本来の講師の仕事以外の業務を徹底的に効率化して、その時間をつくろうと思ってICCを開発しました」と、上沼氏は述べる。
学習塾を運営している方はご存じのように、学習塾の業務は実はとても複雑だ。しかし、その業務を管理できるパッケージソフトがほとんどないのが実情。そこで、塾を運営する（株）アイキューブ自らが開発したというわけだ。
ICCは、生徒・保護者・講師・校舎長・本社の情報を一元管理。
使用できる機能は、
【教室管理機能】（授業内容記録、成績入力・分析・帳票出力、時間割管理、入退出セーフティメール等）、
【請求・支払機能】（講師給与集計・支払機能、銀行引落送受信機能等）、
【グループウェア機能】（メール送受信、スタッフスケジュール管理等）、
【統計分析機能】（生徒数・売上分析、入退塾数分析、問い合わせ数分析等）のように多岐に渡る。

「社内システムの1本化と効率化」がコンセプト

「ICCのコンセプトは、〝社内システムの1本化と効率化〟です。私たちは実際に塾を運営しながら、塾に必要な業務をピックアップし、整理してシステムに落とし込んでいますので、基本的に塾に必要な機能はほぼ全部入っております。おかげさまでICCを導入してくださる塾は増え続けておりますが、〝さすがに塾がつくったシステムだけあって、かゆいところに手が届くようなシステムですね〟とおっしゃっていただいております。
授業の配置とスケジュール管理が一緒になっているので、スケジュールに授業の予定も出てくるのはおそらくICCだけだと思います。
社員が自分のIDでログインすると、自分のスケジュールが出てきます。授業のスケジュール、面接のスケジュール、社内研修のスケジュール…それらもICCを使っていれば共有できるのです。一般的には授業の配置表を作成して、社内でスケジュールを共有しようと思ったら、スケジュールは別途に作成しなければならないのですが、ICCではその必要が全くありません。また、時間割の中にアルバイトの方が入っていれば、自動的に給与の計算もやってくれます」
様々な塾がICCを導入しているが、その理由の中で最も多いのが、端的に言って「忙しさから解放されたい」というもの。
「ITを導入していない塾は今はほとんどありませんが、様々なものを導入したらぐちゃぐちゃになってしまったとか、かえって忙しくなってしまったというお声は多いですね」
ICCは、授業内容などのデータがリンクされているので、複数スタッフによる二重入力は不要。システムに沿って授業・業務マニュアルを整備しているので、教室運営の品質を均一化できるという。経験の浅い教室長・スタッフも効率よく授業・教室業務を実行することができるという。

データに基づいた課題の抽出と改善策の立案を

最近多いのは、「データを活用したい」というものだ。
「毎年データを見ていますが、私たちの塾の場合、コロナ禍を除いて生徒が入塾する時期というのがおおよそ決まっています。4～5月は問い合わせが多く、夏には夏期講習の申し込みも多くなります。夏に生徒数が増えるのが長野ですが、山梨では全然違います。おそらく地域によって全然違うのだと思います。ですから、長野県県内の教室では夏期講習のニーズのある6月に広告の量を増やす判断ができるなど、データは非常に役に立っています」
貴重な時間だからこそ、データを活用して、いつ何をやればいいのかを考え、決め、社員に指示を出すことができるという。データに裏付けられた指示であれば、社員も積極的に動きやすいやすいからだ。
「以前は請求書と生徒数が合わないなんてことは毎月ありましたが、今は全然ありません。社員の満足度も上がっています。若い社員が活躍できる塾にしたいのであれば、管理者が現場に行って確認し、主観でアドバイスするよりも、現場に行かなかったとしても、きちんと業務を遂行しているか否か、客観的なデータを持って行って課題について話し合ったりする方が効果的だと思います。若手社員の方が、こうしたデータに基づいた戦略を立て、自分の課題を解決したりするのは得意だと思います」
教室運営の観点では生徒の個人成績表や合格判定資料（生徒の成績と志望校の過去合格者点数を比較し合否判定）、また経営面では校舎別売上推移（前年実績と比較）も自動的に出せるので、課題の抽出や改善策の立案をすることができる。さらに、その塾独自のカスタマイズができることも大きな魅力だ。
ICCは、今後塾の規模や教室数を増やしていきたいと考える塾には特にお勧めのシステムとのことだ。