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運営の質を高める!「LINE WORKS」を活用した効率的な情報共有とは?

2022-11-01

「LINE WORKS(ラインワークス)」は、ワークスモバイルジャパン株式会社(増田隆一 代表取締役社長、東京都渋谷区)が提供する企業向け(クループウェア)のクラウド型ビジネスチャットツールである。スマートフォンやパソコンに対応し、「LINE」でおなじみのメッセージのやり取りだけでなく、個人や組織のスケジュール管理、ファイル共有、アンケートなど充実した機能が満載。今回は、塾・スクール運営者向け(社内利用編)に「LINE WORKS」活用法のセミナーをオンラインによるウェビナー形式で開催。黒澤氏が、「LINE WORKS」導入による業務の効率化について詳しい解説を行った。

業務効率化をたったひとつで解決できる「LINE WORKS」

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塾やスクール運営においては、生徒の指導というコア業務以外にも様々な業務があります。皆様が抱えている業務の中で、実はルーティン化しているが時間がかかっている作業、大したことではないのに時間を費やしているものがあるかもしれません。中でも、アルバイト講師は短期間で即戦力としての研修を終え、教育の質を上げることは急務です。まずは、塾やスクール内のコミュニケーション基盤を整理することが重要。これらをひとつのツールで解決するのが「LINE WORKS」です。

「LINE WORKS」開設例

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「LINE WORKS」は塾やスクールごとに開設するサービス。最初に「LINE WORKS」を開設した人が管理者となり、管理者は「LINE WORKS」を一緒に使う人を登録または招待し、メンバーがログインして利用開始となります。メンバー追加や権限付与などの管理者操作だけでなく、データはすべてセキュリティ専門のエンジニアチームによる24時間365日体制でモニタリングされているため、セキュリティリスクとなるサービスの利用も防止できます。国際認証を取得した高レベルのセキュリティにより、あらゆる脅威からサービスを安全に保護しています。

■LINE WORKSだけの便利な機能

◦メンバーや組織を一括管理
「LINE WORKS」の利用には管理者によるメンバー追加が必要。管理者は各種機能の設定を変更・制限できる。

◦トラブルにも安心の充実した監査機能
監査対象のサービスを選択してユーザーの利用履歴を日時、作業内容、送受信者等の条件で検索してログを確認可能。社外の「LINE」や「LINE WORKS」ユーザーとのやりとりも可能。

◦遠隔操作で端末の紛失・盗難対策も
社用PCやモバイルの紛失・盗難に備え、遠隔でアクセスをブロックしたり、メンバーのアカウントを一時停止状態にできる。

社内とも社外とも「LINE WORKS」で広がるコミュニケーション

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「LINE WORKS」は「LINE」ともつながります。その場合は、基本的にトークとアンケートのみの利用となり、スケジュール調整や面談日程調整、出欠確認などに活用できます。
また、外部の「LINE WORKS」ユーザーともつながることができますが、その場合はトーク、アンケート以外にもグループ機能であるノート、フォルダー機能が利用できます。
まずは教室内の業務効率化用に導入いただき、次の段階で保護者や業務委託先などへ利用範囲を広げていただくのをお勧めします。

具体的な活用シーン「LINE WORKS」導入による人材育成と定着の効果

LINE WORKS製品プラン

LINE WORKS製品プラン

〈事例その1〉
北関東を中心に7店舗展開のパソコン教室様

⃝背景
無料のチャットツールを利用、データの同期がうまくいかず、言った言わないのトラブルがあった。
従業員はパートが多く(ママさん)、プライベートとビジネスを分ける必要があった。業務用携帯を支給することも考えたが現実的には難しく、「LINE WORKS」を導入。

LINE WORKS開設後、本格導入までのスケジュールイメージ

LINE WORKS開設後、本格導入までのスケジュールイメージ

⃝活用法
教室のキャンペーンなどをトークルームで行ったり、無料通話機能を使いながらの会話も推進。人事労務面でも外部の方とフォルダ機能でやり取りする。仕事とプライベートを分け誤送信の防止にもつながった。

⃝効果
従業員の満足度が向上し、離職率が20%低減したことにより広告費も30%削減!

 

〈事例その2〉
全253教室、約1万人の講師を抱える学習塾様

⃝背景
講師向けの案内などをメーリングリストで行っていたが、見たかどうかがわからないため 別のツールの必要性を感じていた。講師の大半が大学生、コミュニケーションツールはほとんど「LINE」を使用していたこともあり「LINE WORKS」を導入。

⃝活用法
研修会の案内などを講師向けに掲示場に投稿、参加登録が増えた。

⃝効果
情報共有の効率化で人材採用が広がり、より充実した指導を行える環境を構築できた。

 

〈事例その3〉
小中高、高卒生対象の学習塾様

⃝背景
電話とメール対応で時間がかかっていたため「LINE WORKS」を導入

⃝活用法
研修を動画でアップ。情報共有しやすく学生アルバイトから高評価を得られた。業務改善案を積極的に出してもらい、フレッシュな考えを現場に取り入れることに活用。

⃝効果
コミュニケーションの効率化で印刷費を15%削減。情報共有の手段を集約したことで人材採用が広がった。

【最後に】

業務時間外に仕事の連絡がくるのは抵抗があるという方は、受信時間や特定の曜日時間帯に受信する通知設定ができます。トークルームごとに通知を鳴らす鳴らさない設定や、緊急時専用のトークルームを設定するなど仕事とプライベートを明確に分けることが可能。チャット疲れにならないように「業務時間外は既読をつけなくていい」「大人数のトークルームは既読スルーでいい」「雑談OK」「上司にもスタンプのみでOK」など気遣いのルール(心構え)があるといいでしょう。

お問い合わせ
ワークスモバイルジャパン株式会社
〒150-0001
東京都渋谷区神宮前1-5-8 神宮前タワービルディング11F
Tel.03-4316-2930


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