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煩雑な作業を効率化 (株)ユアネット 塾管理システム「スクパス」

2022-01-05

「学習塾の煩雑な作業を効率化し、本来の業務である『生徒と向き合う時間』を作ってほしい」、「生徒や保護者の声にすぐに対応できる環境づくり、また、生徒と保護者をつなぐお手伝いをしたい」。そんな思いから誕生したのが塾管理システムの「スクパス」だ。
開発したのは(株)ユアネット(東京都渋谷区)。10種類以上の機能から、必要なものだけを選んで導入できることが特色だ。塾だけでなく英会話スクールや学校など多くの教育機関で導入されている。その多彩な機能について、同社代表取締役の勝又直紀氏とSaaS(Software as a Service)事業責任者の鎌田陽介氏に聞いた。

煩雑な業務から解放され生徒の指導に専念できる

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「弊社は以前からスマホのアプリやゲームなどの開発を手掛けてきました。そして、個別指導塾の英才個別学院様とご縁ができ、『講師たちが事務作業に煩わされることなく、生徒の指導に専念できるシステムはできないですか』というご相談をいただいたのです。その声にお応えして開発したのが、塾管理システムの『ミエスタ(見えるスタディ)』でした。リリースは2018年です」(鎌田氏)
この『ミエスタ』を進化させたのが『スクパス』だ。塾の現役講師たちの声を反映させ、さらに機能を充実させている。
「多くの塾の先生方が生徒さんに出欠確認をする際、LINEでやりとりするケースが多く見受けられます。しかし、LINEでは機能に限界があります。一方、弊社の『スクパス』なら保護者の方々とのやりとりを一元管理して、先生方の間で情報が共有できます」(勝又氏)

「スクパス」を導入した塾にはWEB上の管理画面が、生徒や保護者にはスマートフォン専用アプリが提供される。すると「連絡」機能により、塾講師はPCの管理画面にログインして保護者に連絡できるようになるのだ。生徒や保護者はスマホにダウンロードした専用アプリにログインして塾の講師に連絡できるようになる。塾に保護者から連絡が来たり、反対に保護者から塾に連絡が来たりした場合、プッシュ通知が届くので連絡を見逃すことがない。すぐに返信できるのだ。また、既読や未読も確認でき、グループ配信もできる。「『何日に英検を受けますか?』というようなアンケートの集計は、紙を使うと膨大な時間がかかります。こうした集計も『スクパス』の『アンケート』機能を使えば快適に行えます。誰が何日に受検するかの情報が管理画面にリアルタイムで反映され、先生方はひと目で確認できるからです。『成績管理』機能もお勧めです。定期テストや模試の結果などを生徒さんや保護者様がアプリに入力すれば、スピーディに情報が回収できます。さらに、生徒さん一人ひとりの成績の推移をグラフ表示できるため、学力の分析や確認もできます。『英語をここまで頑張ったのだから、今度の期末テストでは90点を目指そう』と声かけができるなど指導にも役立ちます」(鎌田氏)

塾で真剣に学ぶ生徒の姿を保護者に動画配信する機能も

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「スクパス」の機能の中でも特筆すべきは「動画配信」だ。塾で真剣に勉強する生徒の様子を動画で撮影。保護者のスマホ専用アプリに配信する機能だ。退塾を防げるだけでなく、保護者とのコミュニケーションにも大きく貢献しているという。「また『指導報告書』機能も多くの塾様からご好評をいただています。個別指導の塾様では、先生方が一人ひとりの報告書を書くのには膨大な時間を要しています。しかし『スクパス』ならテンプレート(雛形)機能があるため、スムーズに作成できます。保護者の方々もスマホ専用アプリにコメントを入力できるので、塾の先生方は保護者様の声も知ることができます」(鎌田氏)

「請求書」機能も高評価を得ている。毎月の保護者への請求業務を電子化する機能だ。請求書を印刷して封筒に入れ、発送するだけでも時間と手間がかかる。しかし、この機能によって、こうした作業が簡素化できるからだ。印刷や郵送にかかるコストも大幅に削減できる。入金管理もできるため、回収漏れも防げる。「入退室」機能も便利だ。生徒が入退出時にスマホのQRコードをかざすと、保護者のもとに通知が届く。QRコードは、塾にあるカメラ付きPCやタブレットで読み取れるため、専用の機器は要らない。 他にもZoomと連携した「オンライン授業」、がんばった生徒に景品と交換できるポイントを発行する「ポイント」、コロナの感染防止対策として日々の体温を管理できる「体温」などの機能がある。

「『予約管理』機能も多くの塾様から評価していただいています。二者面談や三者面談の日程調整が簡単にできる機能です。
これまでは、保護者様に面談の日時の希望を聞くために生徒さんにプリントを渡していました。しかし、生徒さんが保護者に渡し忘れるケースも多々あり、回収するまでが非常に手間です。無事に回収を終えても、次に日程の調整が待っています。
一方、『スクパス』なら、お知らせから調整まで一括管理できます。面接があることは、前述の『連絡』機能で保護者様にもれなく伝えることができます。面談のお知らせを読んだ保護者様はスマホ専用アプリから希望の日時を24時間いつでも入力できます。これにより、先着順に面談の日程が自動的に確定します。さらに保護者が予約を忘れないように、前日にリマインドメッセージを送る機能も備わっています」(勝又氏)

「IT導入補助金」により導入コストが最大50%に

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「『スクパス』を導入された塾様からは『保護者からの電話が減った』『事務負担が激減した』『保護者との連携が強く図れるようになった』『生徒募集の強みになった』『サポートの対応が早い』といった声を多くいただいています。また『さらに使いやすくなることを期待している』という応援もいただいています。
塾の先生方の『こうだったらいいな』とう声を反映して『スクパス』の改良をこれからも重ねていきます。ですから、1カ月前よりも今の『スクパス』のほうが進化しているといえます」(鎌田氏)

「スクパス」の初期費用は1教室あたり3万円。月額使用料は生徒1人あたり190円だ。月額使用料の内訳は基本システム使用料が150円、2機能の使用料が40円。40円となっているのは月額20円の1機能を最低2つ選んでもらうためだ。この2つにプラスして必要な機能を選ぶことができる。機能は全部で10以上。12月には新たに「口座振替」と「クレジット決済」機能がリリースされた。2022年3月には個別指導用の「座席管理」機能も追加される予定だ。
「必要な機能だけを揃えればよいため、コストが抑えられることが大きな特色です。例えば、請求書のシステムを他社から導入されていて『スクパス』の『請求書』機能は要らないという塾様もおられます。生徒さんをスクールバスで送迎をしている英会話スクールさんは『入退室』機能は要らないとおっしゃっていました。

また、既存のシステムとの併用や連携もできます。今お使いのシステムを活かしながら『スクパス』でさらに業務をICT化して、塾の先生方の負担を減らすことができます。
今ならこの『スクパス』の導入コストを最大50%まで下げることもできます。このシステムが経済産業省の『IT導入補助金2021』の対象ツールに認定されたからです」(勝又氏)

さらに、この『スクパス』のスマホ専用アプリのアイコンに塾名や塾のロゴマークを使用するなど、デザインのカスタマイズもできるという。新しいブランディングツールとして他塾と差別化が図れるのだ。このオリジナルアプリを導入する場合、今なら半額キャンペーンを行っている。導入を検討されてはいかがだろうか。


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